Tehokierron uusi siirtoasiakirjajärjestelmä säästää aikaa ja resursseja

Uuden jätelain ensimmäinen uudistusvaihe toteutettiin heinäkuussa 2021 ja vuoden vaihteessa 2022 astui voimaan vaatimukset sähköisestä siirtoasiakirjasta. Uusi säädöspaketti asettaa vaatimukset niin jätteen tuottajalle, kuljettajalle kuin vastaanottajalle. Päävastuu raportoinnista on jätteen tuottajalla ja käytännön vastuu usein jätekuljetusyrityksellä. Kirjanpito- ja tiedonantovelvollisuus koskee siirtoasiakirjoja, ja jätekuljetuksista tulee pitää kirjaa aikajärjestyksessä. Kirjauksissa tulee olla kaikki tiedot kuormasta vastaanottavalle taholle, mm. jätteen laji, laatu, määrä, alkuperä, kuljettaja ja toimituspaikka. Laki velvoittaa siirtoasiakirjojen toimittamista Ympäristöministeriön siirtoasiakirjarekisteriin, mikä ohjaa vahvasti sähköisen siirtoasiakirjan käyttöön.

Sähköinen siirtoasiakirjajärjestelmä helpottaa raportointia ja kirjanpitoa

Uuden jätelain myötä siirtoasiakirjat täytyy raportoida viranomaisten SIIRTO-rekisteriin kolmen kuukauden kuluessa siirron päättymisestä. Tehokierto siirtyy käyttämään toiminnassaan sähköisiä siirtoasiakirjajärjestelmää, jolla uudet velvollisuudet täytetään käden käänteessä. Samalla Tehokierto tarjoaa toiminnallisuutta käytettäväksi yhteistyökumppaneilleen ja toimittajilleen.

Dokumentit ja kaikki tiedot ovat sähköisessä järjestelmässä samassa paikassa, mikä helpottaa datan hallintaa. Kuljetusyrittäjä voi kerätä kuljetuksiensa siirtoasiakirjoista tarvitsemaansa tietoa nopeasti, sillä raporttien ja kirjanpitoaineistojen koonti järjestelmästä on todella helppoa. Tieto välittyy kentältä järjestelmän avulla vaivattomasti ja reaaliajassa, mikä on suuri etu liiketoiminnan kehittämiseen.

Käyttäjäystävällinen järjestelmä keventää kuljettajan työtä

Siirtoasiakirjat ovat perinteisesti paperisia dokumentteja, joita kuljettajat toimittavat kierrätysasemien vastaanottoon jätekuljetuksen yhteydessä. Kierrätysasemalla dokumentit käsitellään ja sen jälkeen ne huolehditaan takaisin lähtöpaikkaan mapitettavaksi.

Sähköisen siirtoasiakirjajärjestelmän käyttö sujuvoittaa jätteenkuljettajan arkea, kun asiakirjojen käsittely nopeutuu yhtenäisellä toimintamallilla kuljettajan ja vastaanoton henkilökunnan kanssa. Kuljettaja pystyy luomaan siirtoasiakirjan helposti mobiilisti missä vaiheessa työmaalla tahansa, ennen kuorman lastaamista tai sen jälkeen. Tieto kulkee katkeamatta ja ilman kontaktia kierrätysasemalle kertoen ennakkoon saapuvasta kuormasta.

Jos kuljetusyritys käyttää mobiilipunnista, voi sähköisen siirtoasiakirjan allekirjoituksen jälkeen kuljettaja ajaa suoraan kierrätysaseman vaa’alle mobiilipunnitukseen. Punnitusjärjestelmä ottaa automaattisesti tiedot siirtoasiakirjasta vähentäen kuljettajan vastaanotossa kuluvaa aikaa. Jos samalta työmaalta ajetaan monta kuormaa saman päivän aikana, voi edellisen siirtoasiakirjan kopioida, mikä säästää aikaa huomattavasti.

Sähköinen järjestelmä säästää aikaa sekä sujuvoittaa ja turvaa dokumentointia

Laki velvoittaa säilyttämään siirtoasiakirjat kolme vuotta ja kirjanpitoaineistot kuusi vuotta. Sähköisen järjestelmän ansiosta päästään eroon manuaalisesta kirjaamisesta ja voidaan luopua mapeista sekä arkistoista.Tämä vähentää huomattavasti kirjausten määrää ja sen myötä tarvittavaa työaikaa. Sähköinen järjestelmä tuo myös turvaa dokumentointiin, kun kaikki tiedot välittyvät reaaliajassa kaikille osapuolille ja asiakirjat säilyvät tallessa pilvessä.

Tehokierron järjestelmän käyttöönotto on nopeaa ja käyttöliittymä on yksinkertainen. Se toimii mobiilioptimoidusti selaimessa, eikä vaadi erillisen sovelluksen lataamista tai päivitystä. Järjestelmä on otettu hyvin vastaan ja sen helppokäyttöisyys on saanut paljon kiitosta.

Tehokierron kumppani kiertotalouden digitalisaation murroksessa on Pinja

Tehokierron sähköisen siirtoasiakirjajärjestelmän kehittäjänä on ohjelmistoyritys Pinja. Yritys on toiminut yli 30 vuoden ajan kehittäen materiaalivirtojen hallinnan toimintamalleja yhdessä energiayhtiöiden kanssa. Vahvaa kokemusta materiaalivirroista ja alan standardien luonnista hyödynnetään nyt kiertotalousalalla kun se on ison digitaalisen murroksen edessä.

“Pinja haluaa olla mukana digitalisaation kumppanina vastaamassa ja tukemassa kiertotalousalan haasteisiin ja muutoksiin. Havaitsimme, että kiertotalouden toimijat kohtaavat vastaavia haasteita kuin mistä meillä on jo kokemusta energialaitosten kanssa. Lähdimmekin vastaamaan alan tarpeisiin ja jo nyt yhdessä hienon yhteistyöjoukon olemmekin monet haasteet jo taklanneet. On hienoa saada Tehokierto mukaan tähän vaikuttavaan porukkaan! Tehokierto tarjoaa sähköisen siirtoasiakirjajärjestelmän asiakkailleen, mistä on suurta hyötyä asiakasyritysten arkeen ja liiketoiminnan kehittämiseen”, kertoo Pinjan kiertotaloussektorin myyntipäällikkö, Oskari Smeds.